Wissenswertes zur E-RechnungElektronische Rechnungslegung jetzt vorbereiten

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies gilt insbesondere für B2B-Geschäfte, also Geschäfte von Firma zu Firma. Besonders für kleine Betriebe ist es wichtig, frühzeitig mit der Planung zu beginnen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und eine rechtzeitige Umsetzung sicherzustellen. Der Zeitplan sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht zur Annahme und Bearbeitung von E-Rechnungen gilt, während eine Übergangsfrist für die Ausstellung von E-Rechnungen an Geschäftspartner bis zum 31.12.2027 besteht.

Es gibt zwei wichtige Formate für elektronische Rechnungen: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein hybrides Format, das sowohl PDF- als auch strukturierte XML-Daten umfasst, und XRechnung, ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, aber auch im B2B-Bereich Anwendung findet.

Um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten, sollten auch Handwerksbetriebe zunächst eine Bestandsaufnahme ihrer derzeitigen Rechnungsbearbeitungssoftware und der bestehenden Prozesse vornehmen. Es ist wichtig zu ermitteln, ob die bestehende Software die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützt. Anschließend müssen notwendige Software-Updates oder Ergänzungen durchgeführt und sichergestellt werden, dass die IT-Infrastruktur den neuen Anforderungen entspricht.

Die internen Prozesse sollten an die Bearbeitung von E-Rechnungen angepasst und die neuen Rechnungsformate in die bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden. Zusätzlich müssen sich Unternehmen über die rechtlichen Anforderungen und steuerlichen Auswirkungen informieren und gegebenenfalls ihren Steuerberater konsultieren, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Rechnungen und den entsprechenden Formaten.

Die Expertinnen und Experten der Handwerkskammer beraten individuell zum Thema, um den Übergang reibungslos zu meistern.

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